GENERAL SECRETARY REPORT FOR THE AGM - 25TH FEBRUARY 2018

Having taken on the role of General Secretary last year I am writing my report with some trepidation having taken over from John Lynch, who served the Association in this role for twelve years, wondering if I have forgotten anything! I would like to start my expressing my thanks for all the help that John Lynch has given me over the last year in getting to grips with the many aspects that one has to as General Secretary. I must have been doing okay as he recently said that he was missing my phone calls!

In the short time that I have been with the Association I have seen a change in the membership of the members who attend out committee meetings with Peter Leete deciding to retire and Cedric Hart no longer feeling able to travel. We also lost Terry Kernagham; President in 1996. On a more positive note I am hoping the Will Matthews from Camberley Bowls Club will be joining us as another representative from the affiliated clubs.

As far as the number of affiliated clubs is concerned we now have 50 indoor clubs for the 2017/18 season; a reduction of 6, although Croydon IBC have advised me that they will be rejoining for the 2018/19 season. The outdoor clubs has also seen an overall decline in numbers with 7 clubs leaving and 2 clubs joining making a revised total of 105 affiliated clubs. The main reason for leaving us has been a decline in their membership.

Over the last year I have liaised with John Harriyott, our web master, and together we have made a few changes to the web site namely; the outdoor competitions have been separated into the four areas; when you click on the name of any club their details will appear at the top of the appropriate club; there is a link to “Yearbook” updates where any mistake by yours truly can be advised plus the inevitable change of club secretary details. John has also had our “hits” tracked and we often receive over 1,000 hits every month, so all in all we feel that the web site is becoming much more user friendly, but if anybody has any other ideas please let us know.

The 2018 yearbook is in the same smaller format as 2017, but this time we have included all the first and second round draws for all the outdoor competitions by taking a copy directly from the web site.

On your behalf I would like to thank Bounds Green for the continued use of their facilities, without which the Association would not have a base to operate from.

In conclusion I would like to thank you all for attending the AGM and my colleagues on the Executive for working with me our your behalf in order that the Association continues to flourish.

R.Purssord

Hon. Treasurer



London & Southern Counties Bowling Association

Income & expenditure for the year ended

30th September 2018


INCOME                                             Notes                        2018                                         2017

Members registration fees                                                      22                                             6

Members affiliation fees                                                    3875                                         2860

Competitions – nett                                 1                         1803                                          72

Bank interest                                                                         75                                             91

Yearbook less cost                                 2                           772                                             749

Stock sales – nett                                                                  8                                                27

                                                                                    *********                                 *********

                                                                                           6555                                          3805

EXPENDITURE

Secretarial expenses                                                      345                                                 384

Payment to President & Officers                                3685                                               3540

Auditor                                                                             80                                                 80

Sundry expenses                                  3                         36                                                 836

Web site hosting fee                                                         55                                                 55

Storage                                                                         100                                                 238

Matches                                                                         17                                                  40

                                                                                *********                                      *********

                                                                                    4318                                                 5174


Surplus/Deficit of Income over Expenditure             2238                                             -1368

 



London & Southern Counties Bowling Association

Balance Sheet for the year ended 30th September 2018


2018 2017

FIXED ASSETS

Cups & Trophies at cost                                                               3101                                         3101

Cups &Trophies

Revaluation reserve                                                                     68959     72060                         68959       72060

CURRENT ASSETS

Stock of ties, badges etc                                                                 1486                                         1226

Cash at ba                                                                                33515     35001                             31599         32825

CURRENT LIABILITIES

Reserve for trophies -                                                                    1000                                             -1000

Prepaid Indoor competitions                                                     -3095                                             -2475

Prepaid Indoor subscriptions                                                   -1282                                             -1225

Prepaid year book                                                                     -420                                                 -351

Prepayments & accruals                                                         1492                                                  173

                                                                                                            -4305                                                 -4878

NETT CURRENT ASSETS                                                               102756                                                         100007

******** *******


CAPITAL & RESERVE

Surplus from previous year                                                         31559                                                     33227

Excess for year                                                           2238

Deficit for year                                                                                                                         -1368

Unpresented cheques                                                                                                                 -811

Cups &Trophies

Revaluation reserve                                                         68959         102756                                                             68959 100007

******** *******






London & Southern Counties Bowling Association

Notes to the Accounts for the year ended 30th September 2018


1 - COMPETITIONS                                                  2018                                  2017

Entrance fees                                                                          10602                                             8931

Finals days cost - nett                                                                             1488                                             1457

Stationary, post, tel & printing                                                                 336                                             832

Trophies & prize money                                                                          6050                                             5650

Trophy & blazer badges                                                        409                                                 408

Insurance                                                                              426                                                  396

Sundries                                                                                  91             8799                              116         8859

                                                                                                                *******                                     *******

                                                                                                                1803                                                     72

                                                                                                                *******                                      *******

2 – SUNDRY EXPENSES

Bowls England membership                                                 36                                                   36

Website R&D                                                                          0                                                 500

Present to John Lynch                                                          0                 36                             300             836

******* *******

3 – STOCK MOVEMENT

Opening stock                                                                     1163                                             1108

Stock purchase                                                                    339                                                 143

Stock sales (cost)                                                                  -17                                                 -88

Closing stock (balance sheet)                                                             1486                                              1163

******* *******

4 – YEAR BOOK INCOME

Advertising                                                                             0                                                       75

Sales                                                                                 1613                                                     1594

Printing, postage & stationary                                         -846           767                                     -920         749

******* *******

5 – ASSOCIATION TROPHIES

Cups & trophies value of £ 68959 represents an independent insurance valuation in 1996/97.

No amendment to this figure is considered necessary by the Executive Committee